Adresgegevens

Luchthavenweg 99
5657 EA Eindhoven
T +31 (0) 40 235 34 30
E info@rubicon.nu

Twitter

Specificatie vaste kostenvergoedingen

[Publicatie juli 2008]

De Wet op de loonbelasting biedt de mogelijkheid om een werknemer een vaste kostenvergoeding te verstrekken. Uit administratieve overwegingen is een vaste kostenvergoeding te prefereren boven een vergoeding op declaratiebasis. Een combinatie van een vaste kostenvergoeding en een vergoeding op declaratiebasis is ook mogelijk.

Indien een werkgever besluit haar werknemer(s) een vaste kostenvergoeding te verstrekken, dan dient deze er voor te zorgen dat hieraan een specificatie ten grondslag ligt. In de praktijk blijkt dat de fiscale regels hieromtrent niet altijd worden nageleefd en daardoor tot naheffingsaanslagen loonheffingen leiden.

De volgende voorwaarden worden gesteld, wil een vaste kostenvergoeding onbelast zijn:

  • Het moet gaan om in redelijkheid gemaakte kosten ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • De vergoeding dient afzonderlijk van het loon te worden overeengekomen;
  • De hoogte van de vergoeding moet naar objectieve maatstaven redelijk zijn en hoeft niet met de, in feite gemaakte, kosten overeen te komen;
  • De vergoeding mag aan zowel een individu verstrekt worden als aan een groep van werknemers;
  • De vaste vergoeding dient naar aard en omvang te zijn gespecificeerd en de hoogte dient, op verzoek van de inspecteur, door middel van een steekproef te worden getoetst aan de werkelijke kosten;
  • Een vergoeding op declaratiebasis is mogelijk naast een vaste kostenvergoeding indien de kosten niet zijn meegenomen in de berekening/specificatie van de vaste kostenvergoeding.

Indien in de CAO een specificatie van de vaste kostenvergoeding is opgenomen, hoeft de werkgever deze niet meer apart op te stellen. De bewijslast dat deze kosten in redelijkheid gemaakt worden door de werknemers, ligt dan wel nog bij de werkgever. Onlangs heeft de Hoge Raad nogmaals benadrukt dat een specificatie van de vaste kostenvergoeding aanwezig dient te zijn vÛÛr of uiterlijk op het moment van de eerste uitbetaling van deze vaste kostenvergoeding. Een aanpassing van de specificatie met terugwerkende kracht is niet mogelijk. Ter beperking van fiscale risicoís adviseren wij u op basis van een zorgvuldige steekproef vÛÛraf, de hoogte van een vaste kostenvergoeding te onderbouwen.